Mistä tiedät, että varautuminen toimii myös käytännössä?

Hälytysilmoitus kajahtaa keskusradiosta ja ruudulle ilmestyvät lähtötiedot. Niitä ei alkuun kovin paljon ole. Niistä huolimatta tilannetta lähdetään hoitamaan. Etsitään automaattisesti lisätietoja, kirjoitetaan asioita ylös ja viestitään tilanteesta. Tämä tuli tutuksi työskennellessäni vartiointiliikkeen hälytyskeskuksessa sekä pelastuslaitoksen tilanne- ja johtokeskuksessa.

Kyky toimia lähtee opituista asioista. Jokainen tilanne on aina erilainen, se on selvä, mutta toimintakyvyn pitäminen mahdollisena vaatii jatkuvaa työskentelyä. Tässä blogitekstissä avaan, millä tavoilla voit varmistaa, että varautumiseen liittyvät palikat pysyvät kasassa, vaikka ne heittää samaan aikaan ilmaan. Kaikki palikat kerralla ilmassa on tuttu tunne, jopa jännäkin. Mutta sekin kuuluu asiaan, varautuminen ja onnettomuus- tai häiriötilanteiden hoito eivät ole koskaan normaalia toimintaa. Se on vaativaa, mutta mahdollista.

Paperilla varautuminen voi näyttää olevan kunnossa. Todellinen testi tulee vasta silloin, kun ihmisten, ohjeiden, viestinnän ja resurssien pitää toimia yhtä aikaa.

Mistä tiedät, että varautuminen toimii myös käytännössä?

Varautuminen pitää sisällään monta erilaista osa-aluetta:

• Riskienarviointi ja vaaratilanteiden tunnistamisen
• Suunnitelmien laatimisen ja päivittämisen
• Muiden ohjeiden laatimisen ja päivittämisen
• Käytännön valmistelut ja varaukset
• Yhteystietojen jatkuvan tarkistamisen
• Harjoittelun

Listassa on vain pintapuolisesti asioita. Näiden kaikkien yhteensovittamisesta syntyy käytännön varautuminen.

Ihmiset tietävät miten toimitaan

Organisaatiossa jokainen tietää oman tehtävänsä erilaisissa onnettomuus- ja häiriötilanteissa. Lisäksi jokainen tietää myös ne tehtävät, joihin hänet on merkitty varahenkilöksi. Eli aina on huomioitava se, että vaikka joku on pois, ketju ei katkea ja tilanteen hoitaminen ei pysähdy.

Toimintaan liittyen toimintakortit tai ohjeet on tehty. Erilaiset riskit on tunnistettu ja niille on tehty omat toimintakortit. Henkilöstö on ohjeiden sisällöt lukenut ja esimerkiksi niiden säännöllinen tarkistaminen on annettu jollekin tehtäväksi.

Lukemisen lisäksi on selvitetty, ymmärtääkö jokainen ohjeet. On yhdessä pohdittu, puuttuuko aikajanasta joku tietty tehtävä tai vastuutaho. Lisäksi on varmistettu, että ohjeet ovat selkeät mutta tiiviit.

Tilannekuvaa syntyy koko ajan

Viestinnän merkitystä ei voi korostaa koskaan liiaksi. Viestinnällä en tarkoita vain yhtä mediatiedotetta, vaan koko tilannekuvan ylläpitämistä. Tässä on usealla eri henkilöllä tai taholla omat roolinsa. Tilannekuvan ylläpitäminen auttaa kokonaisuuden hallintaa sekä mahdollistaa jälkipurun. Samalla syntyy selkeä kokonaiskuva siitä, mitä tapahtui ja miten tilanne hoidettiin. Kenenkään muistin varassa ei tarvitse jälkikäteen olla, kun toimet on kirjattu lyhyesti ylös.

Sisäinen viestintä tukee tilanteen johtamista sekä auttaa jokaista tietämään omat tehtävänsä. Ulkoinen viestintä antaa oikeanlaista tietoa ulospäin ja ehkäisee vääränlaisen tiedon syntymistä.

Harjoittelu tuo esille kehityskohteet

Hyvin tehty suunnitelma on ohjenuora, mutta punainen lanka rakennetaan vasta harjoittelussa. Harjoittelun tarkoituksena on varmistaa, että toiminta, ohje ja suunnitelmat vastaavat toisiaan. Jos suunnitelma sanoo yhtä, ohje neuvoo tekemään toisin ja harjoituksessa havaitaan kummankin olevan väärässä, on hyvä, että asia tuli esille ennen mahdollista tositilannetta.

Harjoittelu ei tarkoita aina massiivista oikean tilanteen variaatiota, muttei myöskään pelkkää pöytäversiota, jossa vaan kaikki istuvat ja keskustelevat. Välillä nämä on hyvä yhdistää esimerkiksi niin, että pöydän ääressä istuvat ne henkilöt, jotka siinä joka tapauksessa istuisivat ja kentällä ovat ne jotka siellä olisivat normaalistikin. Sitten yhteydenpito hoidetaan eri viestivälineillä ja testataan niiden toimivuutta samalla.

Kentällä olijat tarkistavat samalla välineet tai laitteet, ovatko määrät oikeita, onko rikkinäisiä tai tarvitseeko jotain hankkia. Samalla nopeammassa aikataulussa testataan toimintakortin ohjeet ja niiden paikkansa pitävyys.

Jos valmiusharjoituksen suunnittelu on ajankohtaista, lue tästä vinkit harjoituksen suunnitteluun

Resursseja on oikeasti riittävästi

Käytännön testaamisella saadaan hyvin selville, mihin asti omat resurssit riittävät määrällisesti tai osaamisen osalta. Tilanteen hoitaminen voi ottaa yllättävän paljon resursseja, sekä henkilöitä että välineitä. Samalla huomataan, missä vaiheessa tarvitaan apua oman organisaation ulkopuolelta. Aina ei kaikkea pystytä tekemään itse, mutta etukäteen on hyvä tietää, mistä tarvittavaa apua, kalustoa tai osaamista saadaan.

Resurssien riittävyyttä ei siis kannata arvioida vain paperilla. Harjoittelussa voi tulla vastaan esimerkiksi tilanne, jossa sama henkilö on merkitty useaan eri tehtävään yhtä aikaa tai tarvittavaa välinettä ei löydykään sieltä, missä sen pitäisi olla.

Tällaiset havainnot ovat arvokkaita. Ne kertovat, mitä pitää muuttaa ennen mahdollista tositilannetta.

Opit eivät jää mappiin

Jokaisesta harjoituksesta tai suunnitelmien ja ohjeiden läpikäynnistä tehdään lyhyt yhteenveto, johon kerätään muutosehdotukset ja kysymykset. Näitä ehdotuksia ei suoraan korjata suunnitelmaan vaan ne käydään vastuuhenkilöiden kanssa läpi ja mietitään, onko ehdotukset tarpeen huomioida.

Näkemykset ja mielipiteet ovat aina erilaisia, mutta vastuuhenkilöillä on oikeus ja velvollisuus tarkastella kriittisesti annettuja huomioita ja viedä niistä tärkeimmät eteenpäin.

Myös jokaisessa harjoituksessa tehdyt havainnot ja puutteet kirjataan aina ylös. Kaikkia puutteita ei välttämättä resurssien tai taloustilanteen näkökulmasta ole mahdollista heti korjata, mutta silloin suunnitelmissa tai ohjeissa on oltava esillä, mitkä puutteet vaikuttavat tilanteen hoitamiseen.

Varautumisen toimivuutta ei mitata sillä, montako suunnitelmaa mapista löytyy. Se näkyy siinä, tietävätkö ihmiset mitä tehdä, kulkeeko tieto, riittävätkö resurssit, toimivatko ohjeet käytännössä ja korjataanko harjoittelussa löytyneet puutteet.

Täydellistä varautumista ei ole olemassa eikä pidäkään olla. Mutta toimivuutta voidaan jatkuvasti testata, arvioida ja parantaa. Juuri siinä on varautumisen perusajatus. Kun jotain tapahtuu, kaikkea ei tarvitse alkaa selvittää ensimmäistä kertaa.

Kun haluat varmistaa organisaatiosi varautumisen eri osa-alueiden yhteentoimivuuden käytännössä, valitse tarpeeseesi sopiva valmiuspaketti.