Mistä tiedät, että valmiussuunnitelma on ajan tasalla?

Meillä ei ole toiminta muuttunut mihinkään, miksi valmiussuunnitelma pitäisi päivittää? Kiireen keskellä inhimillinen kysymys, johon tässä blogitekstissä annan vastauksen.

Käyn läpi, mistä tunnistat ajantasaisen valmiussuunnitelman ja mitä sen päivittämisen yhteydessä kannattaa tarkistaa.

Pelkästään valmiussuunnitelmaan uuden päivämääräleiman lisääminen ei vielä tarkoita, että suunnitelma on ajan tasalla. Se vain kertoo, että joku on sen lukenut läpi.

Ajantasaisuus ei kuitenkaan tarkoita vain sitä, että teksti on luettu läpi. Olennaista on tarkistaa, vastaavatko suunnitelman ihmiset, vastuut, riskit ja käytettävissä olevat resurssit tämän päivän todellisuutta. Nämä asiat ovat ne, jotka on tärkeä pitää kunnossa.

Mistä tiedät, että valmiussuunnitelma on ajan tasalla?

Aloitetaan henkilöstöstä, joilla on omat vastuunsa ja tehtävänsä. Vuodessa ehtii tapahtua yllättävän paljon:

• Joku vaihtaa työpaikkaa ja tilalle palkataan uusi työntekijä.
• Vanhempainvapaalle tai opintovapaalle jääneen tilalla on sijainen.
• Eläkeläinen siirtyy nauttimaan kiireettömästä arjesta ja hänen työnsä jaetaan muille.

Yleensä nämä ovat asioita, jotka informoidaan organisaation sisällä ja niistä tehdään jonkinlaisia virallisia päätöksiä tai sopimuksia. Eli käytännön arjessa kaikki on kunnossa.

Mutta sitten kun mennään normaalista arjesta poikkeavaan tilanteeseen ja kaivetaan kansiosta paperinen valmiussuunnitelma (kyllä paperiselle on edelleen oma aikansa ja paikkansa), niin havaitaan että hupsis tämä vastuuhenkilö ei olekaan enää töissä.

Oman henkilöstön lisäksi myös alihankkijoissa tai sopimuskumppaneissa voi tapahtua muutoksia. Aivan vastaavia kuin yllä olevat esimerkit omasta organisaatiosta. Jos ne tiedot ovat jääneet sähköpostiin kaikkien muiden viestien sekaan, kiireessä ja paineen alla niiden etsiminen ei ainakaan helpota tilanteen hoitamista.

Tutustu myös tähän: 5 merkkiä, että varautuminen on liian yleisellä tasolla

Arki näyttää ovatko riskit muuttuneet

Jos riskienarviointi perustuu vuosien takaiseen tilanteeseen, myös varautuminen rakentuu helposti vanhan tiedon varaan. No oikeastaan ihan kaikkeen ei voi koskaan varautua, koska aina voi tulla eteen vielä jotain sellaista, mitä ei ikinä kuvitellut toteutuvan. Aiemmat tapahtumat ovat hyvä lähtökohta, mutta katse kannattaa suunnata myös siihen, mikä toiminnassa tai toimintaympäristössä on muuttumassa.

Riskejä tarkasteltaessa onnettomuuskirjanpito, läheltä piti- ilmoitukset tai turvallisuushavainnot ovat kultaakin kalleimpia. Ne näyttävät ihan konkreettisesti mitä on tapahtunut tai meinannut tapahtua. Ei tarvitse itse lähteä arvailemaan kaikkea.

Ei mikään ole muuttunut, vai onko sittenkin?

Ajatus, että toiminnassa ei ole tapahtunut mitään, kannattaa tarkistaa vielä uudestaan. Nimittäin harvemmin pärjätään yhtään millään muutoksilla. Aina jotain pientä uudistetaan, kuten uusi käyttöjärjestelmä, uusi puhelinumero tai uusi ajoneuvo.

Arjessa tapahtuneita pieniä asioita, joilla voi tositilanteessa olla ihan uusi merkitys:

• Ajoneuvoista on poistunut pari autoa ja mönkijä.
• Välineiden huolto- ja kunnossapidossa havaittiin päiväysvanhoja tarvikkeita.
• Organisaatio on myynyt rakennuksen, joka suunnitelmassa toimi varastona tai varatyöskentelytilana.
• Henkilömäärä on kasvanut niin paljon, ettei vanhat tilaratkaisut enää toimi.

Ihminen unohtaa

Kyllä tämä on valitettavasti totta. Ihmiset unohtavat helposti, koska muistettavaa on niin paljon. Siksi myös varautumiseen liittyvät asiat unohtuvat, jos ne eivät ole säännöllisesti esillä.

Paras tapa unohduksien ennaltaehkäisyyn on käydä toimialakohtaiset tai yleiset valmiussuunnitelmat henkilöstön kanssa läpi säännöllisesti. Kun isommalla porukalla käy yhdessä läpi suunnitelmat, ohjeet, sopimukset ja riskit, joku hoksaa että hei tuota kalustoa meillä ei enää ole tai tuo rakennus on pois käytöstä vesivahingon takia.

Valmiussuunnitelman läpikäynti ei ole vain tekstin lukemista

Valmiussuunnitelma on ajantasalla silloin, kun sen tiedot vastaavat tätä hetkeä. Tarkista ainakin ihmiset ja vastuutahot, yhteystiedot ja sopimustahot sekä käytettävissä olevat erilaiset henkilö- ja materiaaliresurssit. Riskejä unohtamatta.

Siksi valmiussuunnitelman läpikäyminen on paljon muutakin kuin tekstin lukemista. Siinä varmistetaan, että suunnitelma vastaa sitä organisaatiota, joka on olemassa tänään – eikä sitä, joka oli olemassa silloin kun suunnitelmaa kirjoitettiin.

Ennakointi ja varautuminen eivät tarkoita vaan suunnitelman ja toimintaohjeiden laatimista. Se on myös arjen turvallisuusasioiden huomioimista. Kokosin maksuttomaan oppaaseen asioita, joita minä tarkastuskohteissa ulkopuolisena näin. Oppaan lopussa on ilmainen tarkistuslista. Haluan oppaan ja tarkistuslistan itselleni