5 asiaa, jotka kannattaa huomioida toimintakortissa

Toimintakorttia ei voi kopioida samanlaisena jokaiseen onnettomuus- tai häiriötilanteeseen. Tulipalossa tarvitaan eri asioita kuin putkirikossa. Pitkäkestoisessa häiriössä taas toisenlaista toimintaa. Jos ajatuksesi on tehdä yksi yleispohja, joka sopii kaikkeen, niin lue tämä blogiteksti ennen kuin aloitat.

Toimintakortilla tarkoitetaan kirjallista ohjetta erilaisten tilanteiden hoitamiseen. Se voi olla lyhyt kortti tai sitten pidempi ohjemuotoinen kokonaisuus.

Tiedän kokemuksesta, miksi toimintakortit ovat tärkeitä. Työ vartiointiliikkeen hälytyskeskuksessa sekä pelastuslaitoksen tilanne- ja johtokeskuksessa opetti, että harva tilanne etenee valmiin käsikirjoituksen mukaan.

Ja ne tilanteet, ne tulevat äkkiä, ilmestyvät näytölle ja sitten vaan alat hoitamaan.

5 asiaa, jotka kannattaa huomioida toimintakortissa

Tässä blogitekstissä tuon esille viisi kohtaa ja bonuksen, jotka toimintakortissa pitää rakentaa tilanteen mukaan. Listassa ei kiinnitetä huomiota siihen, minkälainen onnettomuus tai häiriötilanne on, vaan siihen, ettei kaikkeen sovi kaikki. Käytännössä samalla toimintakortilla et voi hoitaa tulipaloa ja putkirikkoa. Toimenpiteet ovat erilaiset.

Luettuasi tekstin, tarkista pitääkö teillä tehdä jotain muutoksia olemassa oleviin ohjeisiin. Voit käyttää listaa suuntaa antavana apuna myös laatiessasi toimintakortteja ja ohjeita. Lista ei ole aukoton, mutta kokeilemalla ja testaamalla näet mikä toimii teillä parhaiten.

1. Yhteystiedoissa ei riitä pelkkä nimi

Tärkein asia on aina pitää yhteystiedot oikeina. Vaikka toimintakortissa ei olisi muuta kuin kasa numeroita, niiden on oltava aina oikeat.

Kun esimerkiksi pyörätielle tippuneesta johdosta täytyy saada tieto menemään eteenpäin, silloin ei ole aikaa etsiä mihin numeroon soitat. Niiden on oltava valmiiksi tiedossa.

Tähän väliin huomiona, pelkkä nimi ja puhelinnumero eivät ole riittävä tieto.

Esimerkiksi jos yöaikaan soitat kiinteistöhuoltoon vesivahingosta, jossa pelastuslaitos on ensihätään mennyt apuun, pelkkä huoltomiehen nimi ei kerro mitä hän tekee työkseen eli onko hän oikea taho kenelle soittaa. Varsinkaan, jos huoltomiehen lisäksi ei ole päivystäjän numeroa tai huoltoliikkeen nimeä tiedossa, on yöaikainen salapoliisityö aikamoista.

Eli varmista aina, että puhelinnumero on oikea ja sen edessä on selkeästi kerrottu, mitä varten se toimintakortissa on. Esimerkiksi huoltoliikkeen nimi ja yhteystiedot ovat paljon paremmat kuin henkilön nimi. Tai sähkönsiirron päivystysnumero on parempi kuin päivällä toimiva asiakaspalvelu.

2. Vastuutahot eivät aina ole samat

Kerää yhteen, ketkä kuuluvat minkäkin onnettomuus- tai häiriötilanteen hoitoon. Mainitsin jo oikeanlaisten numeroiden tärkeydestä. Sen lisäksi varmista, että toimintakortissa ovat kaikki tarpeelliset vastuutahot, muttei mitään turhaa.

Esimerkiksi putkirikossa tarvitaan mahdollisesti vesihuollon omien työntekijöiden lisäksi ulkopuolisen sopimuskumppanin kalustoa ja työntekijöitä. Silloin siellä on mainittava tämä sopimuskumppani ja yhteystiedot, josta saa aina kiinni jonkun, vaikka sitten keskellä pimeintä myrsky-yötä.

Vastaavasti toimintakorttiin ei kannata tunkea aina kaikkia nimiä ja numeroita. Jos päiväkodin johtaja ei voi tehdä mitään putkirikossa, häntä ei tarvitse toimintakortissa mainita. Sen sijaan viestinnän ohjeissa voi erikseen lukea, ketä kaikkia mistäkin tilanteista informoidaan. Tämä viestintäohje voidaan sitten mainita toimintakortissa.

3. Tilanteen etenemisen pitää näkyä

Jaa tekeminen pieniin osiin. Tee ensin ajatuksena paperille vaikka aikajana seuraavien kysymysten avulla:

• Miten tieto tilanteesta tulee?
• Kuka johtaa ja ketkä osallistuvat?
• Milloin ja kenelle viestitään?
• Milloin tilanne katsotaan päättyneeksi?

Kun aikajanalla on kirjattu koko tilanteen läpikäyminen, toimintakortti on helpompi jäsennellä. Koko teksti yhdessä pötkössä on raskas lukea ja tiedon etsiminen hidasta. Sen sijaan jaa teksti aikajanatyylisesti, sillä tilanteesta riippuen voidaan puhua minuuttien ja tuntien ohella myös päivistä, ennen kuin kaikki palautuu normaaliksi.

4. Ei novelli vaan lyhyt teksti

Toimintakortin ei ole tarkoitus olla romaani tai edes novelli. Sen on tarkoitus lyhyesti kertoa kuka tekee mitä ja kuka vastaa mistä. Itse työvaiheen tekemistä, kuten vesikanisterin kiikuttamista ei kuvailla. Ammattilainen tietää mitä tekee. Sen sijaan jokainen, joka toimintakortin lukee, tietää miten tilanne hoidetaan ja ketkä siinä ovat mukana. Kirjoita siis yksinkertaisesti ja lyhyitä lauseita, ainoastaan pääkohdat.

Kirjoittamisen jälkeen pyydä sitten muita lukemaan ohje. Kysy heiltä mitä sinun pitää tehdä tässä tilanteessa. Jos vastaavat reippaasti oikein, kortin ohje palvelee käyttötarkoitusta. Jos vastaus on epävarmempi, käykää yhdessä läpi sisältöä tarkemmin.

5. Viestintä tärkeässä roolissa

Muista viestinnän osuus. Suurimmalla osalla onnettomuus- tai häiriötilanteista on jonkinlainen vaikutus toimintaan. Se voi olla pelkästään organisaation sisäistä tai sitten vaikutusalue ulottuu myös ulkopuolisiin. Koska huhuilta kannattaa katkoa siivet heti alkuunsa, viestintä on etulinjassa. Yleensä aina.

En tarkoita, että tilannetta täytyy juurta myöten avata, vaan kertoa lyhyesti mitä on tapahtunut ja miten se vaikuttaa. Erilaisiin tilanteisiin kannattaa etukäteen tehdä lyhyitä ohjeita, joita sitten tarpeen mukaan käyttää ja soveltaa. Myös viestintäkanavien tai tapojen pohdinta on osa toimintakortin tekoa. Tilanteet kun vaihtelevat, niin myös viestinnän rooli ja sisältö vaihtelevat.

Bonuksena harjoittelu

Harjoittelu kuuluu osaksi viranomaisten, turvallisuusalan ammattilaisten ja monien organisaatioiden varautumista. Minäkin harjoittelin usein erilaisten hälytysten hoitamista tai onnettomuustilanteen taustatukena olemista. Ilman harjoittelua et tiedä, toimiiko kirjoitettu suunnitelma tai ohje käytännössä. Juuri tämä on asia, minkä toivon sinun muistavan myös tästä tekstistä.

Vaikka tekisit toimintakortista miten täydellisen tahansa, jos sitä ei ole koskaan kokeiltu edes harjoittelun avulla, et tiedä miten se käytännössä toimii. Sen verran useasti hälytystehtäviä olen taustalla kuunnellut, että voin sanoa harjoittelun olevan huomattavasti helpompi tapa testata toimivuutta kuin tositilanne.

Jos haluat seuraavaksi testata, miten suunnitelmat ja toimintakortit toimivat käytännössä, lue myös kysymyslista valmiusharjoitukseen