Varautuminen - selkeät ohjeet, roolit ja toimintaohjeet

Varautuminen on ennakoivaa suunnittelua, jolla organisaatio pystyy jatkamaan toimintaansa häiriötilanteissa. Se sisältää riskienarvioinnin, toimintamallit onnettomuus- ja häiriötilanteisiin sekä käytännön ohjeet henkilöstölle. Tavoitteena on minimoida vahingot ja nopeuttaa toiminnan palautumista normaaliksi.

Kyllä. Esimerkiksi julkishallinnolla kuten kunnilla ja hyvinvointialueilla, on lakisääteinen varautumisvelvollisuus (valmiuslaki 1552/2011).

Varautuminen ja toiminan jatkuvuuden varmistaminen on tärkeää myös yrityksille, koska häiriötilanteet voivat aiheuttaa merkittäviä turvallisuus-, talous- tai mainehaittoja.

Sisältö vaihtelee organisaation tarpeiden mukaan, mutta tyypillisesti siihen kuuluu:

• riskienhallinta
• (toimialakohtainen) valmiussuunnitelma
• toimintamallit häiriötilantesiiin
• roolit ja vastuunjako
• kriisiviestintä (sisäinen ja ulkoinen)
• selkeät ohjeet henkilöstölle

Tarvittaessa laadimme myös harjoitus- ja koulutusmateriaalit.

Aloitamme kartoittamalla yhdessä organisaation riskit ja kriittiset toiminnot. Tämän jälkeen laadimme selkeät suunnitelmat ja käytännön ohjeet siitä, miten organisaatio toimii erilaisissa onnettomuus- ja häiriötilanteissa. Lopuksi toimitamme valmiit dokumentit ja käymme ne läpi yhdessä.

Kyllä. Suurin osa työstä onnistuu etäyhteyksin. Etätoteutus on nopea ja kustannustehokas vaihtoehto.

Hyvin suunniteltu varautuminen vähentää onnettomuuksien ja häiriöiden vaikutuksia, parantaa henkilöstön valmiuksia ja nopeuttaa palautumista. Varautuminen lisää myös asiakkaiden ja sidosryhmien luottamusta.

Valmiussuunnitelma  tulee pitää jatkuvasti ajan tasalla. Päivitys on tarpeen esimerkiksi, kun:

• toiminta muuttuu
• henkilöstö ja roolit vaihtuvat
• toimintaympäristö muuttuu

Suosittelemme vähintään vuosittaista tarkistusta, jotta toimintamallit vastaavat nykytilannetta.

Saat selkeän ja käytännönläheisen kokonaisuuden, esimerkiksi:

• valmiussuunnitelman (toimialakohtaisesti)
• päivitetyn riskienarvioinnin
• toimintamallit häiriötilanteisiin
• toimintakortit ja tarkistuslistat

Materiaalit toimitetaan muokattavassa muodossa (Word+PDF) ja ne on helppo päivittää myöhemmin.

Hinta riippuu organisaaation koosta, toiminnan laajuudesta ja tarvittavien suunnitelmien määrästä.

Esimerkiksi yhden toimialueen valmiussuunmitelma on 5000 € (alv 0 %). Hinta sisältää toimialakohtaisen valmiussuunnitelman laatimisen, toimintakortteja, riskienarvioinnin päivityksen sekä tarkistuslistan harjoitusta varten. Hintaan lisätään alv. 25,5 %.

Ei ole. Usein toimialakohtaiset suunnitelmat ovat käytännöllisin tapa varautua. Niillä saadaan varautuminen pilkottua selkeiksi kokonaisuuksiksi ja laadittua yksityiskohtaiset ohjeet.

Esimerkiksi vesihuollon valmiussuunnitelma pitää sisällään varsinaisen suunnitelman lisäksi toimintakortit ja riskienarvioinnin.

Kyllä saa. Autamme harjoitusten suunnittelussa ja toteutuksessa. Harjoittelu on tärkein keino varmistaa, että suunnitelmat ja toimintakortit toimivat oikeassa tilanteessa - ja jokainen tietää roolinsa.

Painotamme yksityiskohtaista ajattelua ja käytännön toimivuutta. Pilkomme kokonaisuuden pieniksi, selkeiksi osiksi, jolloin ohjeet ovat ymmärrettäviä ja oikeasti käyttökelpoisia häiriötilanteessa - eivät vain pölyttymässä mapissa.

Kyllä voi. Valmiussuunnitelmat voidaan sovittaa osaksi organisaation muuta turvallisuus - ja johtamisjärjestelmää, jotta vältetään päällekkäisyys ja tieto löytyy yhdestä paikasta. Tämä helpottaa myös päivityksiä ja käyttöönottoa arjessa.