5 merkkiä, että varautuminen on liian yleisellä tasolla
Kokemukseni mukaan varautuminen voi näyttää paperilla toimivalta, vaikka käytännössä siitä puuttuvat selkeät vastuut, konkreettiset toimintaohjeet tai käytännössä testatut toimintamallit. Hyvin toteutettuna varautuminen on vahvuus organisaatioissa, kuten kunnissa ja hyvinvointialueilla sekä yrityksissä. Toisaalta siitä voi tulla myös heikoin lenkki, jos se jää liian yleiselle tasolle.
Tähän julkaisuun kokosin 5 merkkiä siitä, että varautuminen on liian yleisellä tasolla ja mitä siitä silloin usein puuttuu. Kun tunnistat nämä merkit, sinun on helpompi tarkastella oman organisaatiosi varautumisen tasoa ja löytää mahdollisia kehitys- ja muutostarpeita.
5 merkkiä, että varautuminen on liian yleisellä tasolla
Nyt on hyvä hetki pysähtyä tarkastelemaan oman organisaatiosi varautumisen tasoa. Saatat huomata asioita, joissa toimintaa on jo mietitty tarkemmin ja laadittu yksityiskohtaisia ratkaisuja. Todennäköisesti esiin nousee myös kehitystarpeita, asioita, jotka ovat jääneet liian yleiselle tasolle.
Et ole asian kanssa yksin. Hyvin usein mikä tahansa lakisääteinen turvallisuusdokumentti jää helposti liian yleiselle tasolle. Syynä on usein se, ettei organisaatiolla ole riittävästi resursseja, aikaa tai osaamista tehdä siitä syvällistä ja kehittää sitä jatkuvasti.
Lisäksi pelkkä kirjallisten dokumenttien ja suunnitelmien laatiminen ja päivittäminen ei yksinään varmista kokonaisuuden toimimista. Niiden ohella säännöllinen harjoittelu tukee kokonaisvaltaista varautumista.
Lue myös: Kysymyslista tukemaan valmiusharjoitusta
1. Roolit ja vastuut ovat epäselviä
Vastuuhenkilöiden rooleilla on iso merkitys erilaisissa häiriö- tai onnettomuustilanteissa. Vastuuhenkilöllä on tilanteen hoitamiseen liittyvää osaamista ja esimerkiksi tarvittavaa teknistä asiantuntemusta. Käytännössä vastuuhenkilöt ovat usein nimettyjä. Mutta he eivät välttämättä itse tiedä näitä tehtäviään. Tämä voi johtua suunnitelmien päivityspuutteesta tai nopeista henkilö- tai tehtävävaihdoksista.
Jos henkilö itse ei tiedä tarkkaa rooliaan, tuskin sitä muutkaan organisaatiossa tietävät. Tositilanteessa roolien ja tehtävien selvittäminen vie paljon aikaa ja sitä aikaa ei silloin ole käytettävissä. Silloin täytyy jo toimia tilanteen vaatimalla tavalla.
Tilanteesta puuttuu selkeä roolijako ja johtamisjärjestys. Roolien ja vastuiden epäselvyydet estävät myös perehdytyksen, joka entisestään heikentää toimintavarmuutta tositilanteessa.
2. Toimintakortit tai -ohjeet ovat puutteelliset tai puuttuvat kokonaan
Toimintaohje tai -kortti on yksi tärkeimmistä kirjallisista materiaaleista, joka varautumiseen liittyy. Ilman selkeitä ja yksinkertaisia ohjeita, ei kukaan tiedä mitä pitää tehdä ja milloin. Silloin tilanne voi pahentua ja sen hoitaminen vaatii vielä enemmän toimenpiteitä, kun alun perin oli tarve.
Selkeiden ohjeiden puute johtaa siihen, että jokainen tekee ehkä vähän jotain. Tai kukaan ei tee mitään, koska ei tiedä mitä pitää tehdä tai olettaa jonkun muun tekevän sen asian. Tämä on vakava ongelma ja voi aiheuttaa pahimmillaan lisäonnettomuuksia tai muita vakavia seurauksia.
Toiminnasta saa systemaattista ja johdettua silloin kun jokaiseen tilanteeseen on laadittu omat ohjeet. Ohjeissa kuvataan vastuuhenkilöiden tehtävät. Näiden ohjeiden avulla häiriö- tai onnettomuustilanteen hoitaminen on helpompaa ja sujuvampaa.
3. Suunnitelmat laaditaan yleiselle pohjalle
Yleiselle pohjalle laaditussa suunnitelmassa on riskinä, että se jää liian yleiselle tasolle. Yleisen tason suunnitelmissa ei voida ottaa kantaa erilaisiin toimintaympäristöihin, koska niitä on niin paljon erilaisia. Tämä on ihan ymmärrettävää ja siksi organisaatioiden täytyy osata muokata suunnitelmat nimenomaan omaan toimintaansa sopiviksi.
Yleinen versio ei tarjoa tarpeeksi syvällistä tietoa oman organisaation ja toimintaan liittyvistä riskeistä, vaaroista tai toiminnasta. Siitä puuttuu syvällisempi tarkastelu ja yksityiskohtien tarkempi hahmottaminen. Suunnitelma on kyllä tehty, mutta kokonaisuus jää liian pintapuoliseksi.
4. Valmiiden suunnitelmien päivitykset ovat puutteellisia
Käytännössä valmiussuunnitelma tai toiminnan jatkuvuuden suunnitelma on laadittu. Sisältö voi olla jopa yksityiskohtaista ja hyvin mietittyä. Mutta sitten eteen tulee hektinen arki ja suunnitelmien päivittäminen unohtuu.
Jos suunnitelmaa ei päivitä säännöllisesti, jää sinne hyvin helposti vanhaa tietoa. Mitä kauemmin aikaa kuluu, sitä vaikeampaa vanhan tiedon löytäminen enää on. Tästä seuraa sitten se, että vanhentunutta tietoa pidetään edelleen käyttökelpoisena ja toimitaan tahattomasti sen mukaisesti.
Systemaattisuuden puute päivittämisessä voi johtua siitä, ettei päivittämiselle ole nimetty vastuuhenkilöä, jonka tehtävänä on varmistaa päivityksen toteutuminen. Lisäksi suunnitelman sisältö ja rakenne eivät aina tue selkeää päivityspolkua. Silloin on vaikea lähteä päivittämään, kun ei oikeastaan tiedä mitä pitää tarkistaa tai muuttaa.
5. Harjoittelu unohtuu tai on yksipuolista
Varautuminen voi näyttää suunnitelmassa toimivalta. Johtaminen ja toimintaohjeet on laadittu todella tarkasti. Mutta ei ole missään vaiheessa käytännössä testattu toimivatko ne. Toiminnan varmistaminen ei tapahdu vain paperia lukemalla. Harjoituksessa selvitetään, miten vastuunjako toimii ja jakautuvatko roolit oikein.
Jos harjoittelusta tekee liian yksipuolista, esimerkiksi vain kahden erilaisen skenaarion läpikäymisellä, saa varautumisen tasosta silloin virheellisen kuvan. Kaikkiin tilanteisiin ei ole mahdollista varautua, koska aina tulee jotain yllätyksiä. Monipuolisella harjoittelulla yllätysten riski on pienempi.
Harjoitussuunnitelman laatiminen ja sisältö voivat olla puutteellisia. Lisäksi harjoituksessa havaittuja kehityskohtia ei ole viety kirjallisiin materiaaleihin.
Yhteenveto
- Epäselvät roolit ja vastuut vaikeuttavat toimintaa tositilanteessa
- Toimintaohjeiden tai -korttien puute vaikeuttaa tai tekee mahdottomaksi tilanteen hoitamisen
- Yleispohjalle tehty valmiussuunnitelma tai toiminnan jatkuvuuden suunnitelma voi jättää yksityiskohtaisen tarkastelun liian vähäiseksi. Se vaatii aina syvempää muokkaamista
- Päivityksen laiminlyöminen tai unohtaminen jättää vanhentunutta tietoa suunnitelmiin
- Harjoittelun epäsäännöllisyys tai yksipuoleisuus vaikeuttavat suunnitelmaan kirjattujen kohtien käytännön testaamista
Varautumisesta on mahdollista tehdä säännöllinen osa vuosittaista turvallisuustyötä esimerkiksi turvallisuuden vuosikellon avulla, jonka pääset lataamaan tästä. Tarkistuslistan avulla helpotat omaa työtäsi ja varmistat varautumisen osana arkea.
Hyvä suunnitelma ei näy vain kansiossa, vaan käytännön toiminnassa.