Miksi Word on hyvä pohja pelastussuunnitelmalle

Jaa turvallisuustietoa eteenpäin

Pelastussuunnitelma on todella tärkeä lakisääteinen turvallisuusdokumentti. Ilman sitä ihmiset eivät tiedä rakennukseen tai toimintaan liittyviä riskejä. Toimintaohjeet erilaisiin onnettomuus- ja vaaratilanteisiin eivät ole vain huvin vuoksi. Tositilanteessa niiden tietämisellä on iso merkitys. Siksi pelastussuunnitelma on tehtävä helpoksi lukea.

Koska pelastussuunnitelma on tehtävä helpoksi lukea, on sen käyttämisen oltava myös helppoa. Silloin se on paras laatia arkikäyttöiselle ohjelmalle, jonka käyttäminen ja hallinta on helppoa. Nimittäin tavalliselle ja arkiselle Wordille. Sähköisessä maailmassa kuulostaa tylsälle, mutta on kaikkea muuta.

Miksi Word on hyvä pohja pelastussuunnitelmalle

Wordin käytöstä ole voinut luistaa. Sen verran tavallinen ja jokapäiväinen tekstinkäsittelyohjelma se on. Ja se juuri on iso plussa.

Word on ohjelmana niin tuttu, että sen käyttäminen on luontevaa. Ja kun käyttäminen on luontevaa, silloin se on ongelmatonta. Hyvä logiikka vai mitä. Mutta tässä piilee tärkeä asia. Kun käyttö on luontevaa, siihen ei tarvitse ohjeita tai ajatustyötä. Sen ajatustyön voit kohdistaa itse sisällön oppimiseen.

Toisin sanoen, kun järjestelmän käyttäminen on mutkatonta, varsinaisen keskittymisen voi suunnata tekstiin. Kynnys lukea pelastussuunnitelmaa on matala silloin, kun sen käyttäminen on tuttua ja helppoa.

Et tarvitse uuden järjestelmän opettelua tai salasanoja

Ajattele asia näin päin. Työssäsi tai muuten arkielämässä käytät tai joudut käyttämään monia erilaisia sähköisiä järjestelmiä:

• Pankkipalveluja
• Sähköposteja
• Työpaikan intraa
• Työajan leimausta
• Erilaisia palaveriohjelmia
• Sähköisiä muistilistoja

Listaa voisi jatkaa loputtomiin, mutta yllättävän monta erilaista sähköistä järjestelmää kuuluu nykyajan arkeen.

Ja jokaiseen on omat käyttäjätunnuksensa ja salasanansa. Onhan se toki hyvää aivojumppaa aina miettiä, miten tähän taas kirjauduttiin tai mitkähän tunnukset tähän olivat. Mutta hidasta se on. Ja välillä myös turhauttavaa, jos tuppaa unohtamaan salasanoja tasaisesti (kuten minä).

Wordin käytössä ei ole sitä ongelmaa. Et tarvitse uuden järjestelmän opettelua tai uutta salasanaa. Muista, ettei kaikilla käyttäjillä ole samoja tietoteknisiä taitoja, mutta jokaisella on oltava mahdollisuus lukea pelastussuunnitelma.

Wordilla saat tehtyä selkeän pelastussuunnitelman

Pelastussuunnitelman ulkoasulla ei ole mitään lakisääteisiä vaatimuksia, ainoastaan tekstisisällöllä on. Se voi olla täynnä eri fontilla olevaa tekstiä, paljon kuvia tai värikkäitä piirroksia. Tai siitä voit tehdä selkeän ja yksinkertaisen kokonaisuuden.

Muista, että hienoa sisältöä tärkeämpi on sen ymmärrettävyys. Ymmärrettävyyttä ja tekstin selkeyttä voit parantaa kokoamalla vaikka tärkeät puhelinnumerot taulukoksi. Tai turvallisuusohjeet voit laatia eri värillä. Selkeässä tekstissä ja sisällössä lukijan silmä erottaa asioita paremmin.

Wordissa pystyt katsomaan sivuja ihan vain selaamalla näytöllä ylös ja alas. Näet montako sivua pelastussuunnitelmassa on, ilman että selaat ne jokaisen läpi. Sinun ei tarvitse valita useita eri sivuja auki, vaan liitteet saat liitettyä suoraan pelastussuunnitelman loppuun. Kaikki on yhdessä ja samassa pohjassa, suoraan tulostettavaksi käyttöösi.

Muista, että hieroa sisältöä tärkeämpi on sen ymmärrettävyys.

Omissa käsissä

Tämä on todella tärkeä asia. Pelastussuunnitelma on sinun ja vain sinun käsissäsi. Sinä voit kirjoittaa siihen mitä haluat ja mikä on tarpeellista. Sinä voit päivittää siihen muuttuneita puhelinnumeroita koska vain. Yhtäkään sähköpostia ei tarvitse laittaa kenellekään ja pyytää voitko lisätä tai muuttaa näitä tietoja. Itse päivittämällä pelastussuunnitelma on aina ajan tasalla.

Pelastussuunnitelmissa on usein paljon tietoa, mutta oleellisen ja tärkeän tiedon löytäminen on silloin haastavaa. Lisäksi sisällöt ovat samanlaisia. Se ei riitä, että pohjaan vaihtaa aina uuden osoitteen. Jokaisessa rakennuksessa ja toiminnassa on aina omat yksilölliset asiat, kuten riskit ja vaaratekijät.

Word-pohjaisesta pelastussuunnitelmasta voit muokata aina sinun tarpeisiisi sopivan. Ei esimerkiksi koulun ja tehtaan toiminta ole samanlaista, joten ei pelastussuunnitelmakaan sisällöltään voi olla aina samanlainen.

Helppo jaettavuus

Word on joka tapauksessa käytössä muun muassa työkoneissa. Silloin se on jo valmiiksi asennettuna ja käytettävissä. Tämä on samalla myös hyvin kustannustehokas ratkaisu käyttää jo olemassa olevia järjestelmiä hyödyksi.

Mutta kun sähköinen pelastussuunnitelma on niin helppo. Täytyy vaan jakaa linkki kaikille. Totta, mutta sen linkin taakse täytyy luoda käyttäjät. Ja mahdollisesti jokaiselle käyttäjälle omat tunnukset järjestelmään. Ja tässä onkin edessä sama oravanpyörä kuin alussa mainitsin.

Myös Wordissa tehdyn pelastussuunnitelman jaettavuus on helppoa. Sen voi lähettää sähköpostilla, tulostaa luettavaksi tai tallentaa johonkin asiakirjahallintaan, johon kaikilla käyttäjillä on pääsy.

Voit jaksaa pelastussuunnitelmasta tietoja niistä asioista, mistä itse haluat ja katsot tarpeelliseksi. Esimerkiksi liikuntasalin tai koulun iltakäyttäjille voit antaa turvallisuusohjeet tiedoksi. Sähköisessä järjestelmässä yhdellä ja samalla linkillä et voi rajoittaa tekstin näkymistä eri käyttäjäryhmille. Wordissa tietojen rajoittaminen eri lukijoille on helpompaa.

Huomioi, että rakennuksessa tai siinä olevassa toiminnassa voi olla asioita, joita ei kaikkien tarvitse tietää. Tällöin voit helposti laatia yhdestä pelastussuunnitelmasta useamman sisällön ja jakaa siitä tietoa eri tahoille.

Et tarvitse pelastussuunnitelmaa puhelimeesi

Hätätilanteessa ainoa asia, jonka puhelimella teet on soittaa apua. Silloin et voi katsoa siitä pelastussuunnitelman sisältöä tai ohjeita, miten pitää toimia.

Pelastussuunnitelman sisällön pitää olla niin selkeä, että siitä jää lukemalla tärkeimmät asiat mieleen. Wordissa saat nostettua esille tärkeitä asioita.

Muista myös päivittää pelastussuunnitelmaa. Se on tärkeä tehdä säännöllisesti. Ethän halua ottaa riskiä siitä, että joku sisällössä on jäänyt päivittämättä ja käyttäjät lukevat vanhaa tai väärää tietoa.

Pelastussuunnitelman laatiminen ja hallinta eivät ole aina helppoa.

Sähköisten järjestelmien aikakaudella on hyvä pysähtyä ja miettiä mitä oikeasti tarvitsen. Asiat voi hoitaa myös yksinkertaisesti ja kustannustehokkaasti.

Jaa turvallisuustietoa eteenpäin